La nueva tecnología ayuda a simplificar las operaciones de las plantas de asfalto
El software de asfalto PlantDemand mejora significativamente la gestión de materiales y la programación de pedidos, ahorrando tiempo y dinero
Por JESSICA LOMBARDO 24 DE ENERO DE 2022
Los empleados de las plantas de asfalto saben que hay muchas piezas que deben funcionar de manera armoniosa para enviar los materiales adecuados a los clientes adecuados en el momento adecuado. Históricamente, cada pieza se coordina por varios miembros del equipo de la planta que deben estar en contacto constante entre sí varias veces al día para que todo funcione.
Daniel Mekis pensó que debía haber una mejor manera.
“Cuando era ingeniero de planta para Granite Construction, tenía que llamar a todos los vendedores y operadores de la planta y compilar su información sobre qué mezcla salía en qué día / semana / mes”, dice Mekis.
“Con esa información, actualizaría la información del diseño de la mezcla del equipo de control de calidad y ejecutaría cálculos para determinar las necesidades de cada planta en cuanto a roca, asfalto y aditivos. Luego compartiría esa información con las canteras que suministran los agregados y las refinerías de petróleo para asegurarme de que todos supieran lo que estaba en el pipeline.”
Este proceso tomaba un mínimo de tres horas cada vez y durante la temporada de alta actividad debía hacerse cada pocos días, lo que lo convertía en un proceso muy tedioso e ineficiente.
Utilizando su conocimiento de la industria y liderado por un desarrollador llamado Dennis Schaaf, Schaaf y su equipo comenzaron el viaje de crear PlantDemand, una herramienta en línea que ayuda a asistir con la programación de ventas de plantas de asfalto, el seguimiento de pedidos y la previsión de las necesidades de materiales… todo en un solo lugar.
Mejoras de arriba hacia abajo
En promedio, un pedido en la planta se actualiza seis veces antes de ser enviado. En el pasado, esto requería muchas llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de texto para actualizar a todos los involucrados y comunicar los cambios en sus libretas o calendarios separados. Con el antiguo método, también era difícil detectar problemas de programación, por lo que algunos clientes podrían ser rechazados con poca o ninguna notificación.
PlantDemand cambia todo eso, permitiendo que los operadores de la planta, los vendedores, el equipo de control de calidad, los gerentes y los ingenieros se comuniquen en un solo lugar. Cuando los clientes llaman para solicitar material, los vendedores o operadores de la planta pueden ingresar su pedido en el calendario compartido que está en línea o en una aplicación que se puede descargar de la tienda de Apple.
“Con una mirada hacia adelante más larga, un calendario visible para todo el equipo y una mejor comunicación, se identifican problemas con antelación, lo que permite hacer ajustes sin molestar a los clientes / operadores de la planta / supervisores de la planta / proveedores, etc.”, dice Mekis. “Cuando se crea o edita un pedido en PlantDemand, hay un registro de actualización para saber quién cambió qué y cuándo. De esta manera, si el cambio causa un problema potencial, es fácil saber a quién llamar para discutir soluciones”.
PlantDemand aumenta la visibilidad al tener una única fuente verdadera de información (en lugar de varias instancias en Excel, pizarras o libretas de personas). Esto reduce la redundancia de la toma de pedidos en varios lugares.
“El software cultivó discusiones valiosas sobre nuestras operaciones de la planta, en lugar de “reuniones de programación” en las que todos solo compartían la información que anotaron en correos electrónicos o libretas de los clientes durante la semana”, dice Mekis. “Permite a las personas planificar y ver más adelante lo que significa clientes más felices, personal de la planta más feliz y menos estrés de última hora debido a problemas en la programación para el día siguiente.”
La mejora de la disponibilidad mejora el resultado final
Y planificar con más antelación puede tener un impacto positivo en su resultado final. “Cuando las plantas pueden programar con más antelación, pueden trabajar en aumentar sus ingresos programando clientes externos en días en los que tienen capacidad para hacerlo”, dice Mekis.
El software también permite a los dueños de la planta darle a sus proveedores una perspectiva más amplia. Esto significa que las canteras, las plantas de agregados, las refinerías y los fabricantes de aditivos pueden avisar de una posible escasez de material o ajustar sus modos de producción según sea necesario para equilibrar sus inventarios y flujo de efectivo, resultando en una menor inactividad.
Incluso tiene un portal de clientes para que los clientes de la planta puedan ver una versión del calendario que muestra qué materiales se están haciendo en qué días sin compartir partes confidenciales del calendario. Pueden crear una solicitud que se envía a las personas de la planta para su aprobación para agregar su pedido al calendario.
El costo del software es de $450 por mes y se puede implementar de inmediato en las plantas interesadas. PlantDemand no limita el número de usuarios y no cobra una tarifa por usuario, lo que permite que todas las personas involucradas en la operación de la planta tengan acceso al calendario sin un costo adicional. Esto resulta en que los usuarios obtengan más valor de la herramienta al tener más ojos en ella.
Así lo preguntamos
PlantDemand ya tiene usuarios en todo el país que están beneficiándose de la tecnología y aceptamos el desafío del equipo de PlantDemand y preguntamos a uno de sus usuarios actuales qué pensaba.
Gallagher Asphalt, con sede en Thornton, IL, comenzó a usar PlantDemand en agosto de 2018 y el gerente de la planta, Don Gallagher, dice que inmediatamente vieron el beneficio de simplificar sus procesos de pedido.
“Tenemos tres plantas de asfalto y dos personas que toman pedidos para ellas y los envían a cada gerente de la planta”, dice Gallagher. “Cada correo electrónico que se envió fue un poco diferente al anterior y si ocurrían cambios o se necesitaban seguimientos, los pedidos comenzaron a complicarse. Realmente necesitábamos una manera de simplificar nuestros procesos de pedido”.
Gallagher dice que con PlantDemand, sus vendedores pueden ingresar pedidos y se crea un PDF que genera un informe consistente que todas las personas ven, independientemente de la ubicación de la planta, eliminando la confusión.
“En lugar de buscar entre 15 correos electrónicos para encontrar lo que necesitamos para el próximo día, clasificando los cambios de cantidad y mezcla de nuestros clientes, el software PlantDemand crea una ubicación centralizada para toda nuestra información para ver cuántas toneladas tenemos programadas para cualquier día dado”, dice él.
Gallagher dice que el equipo pudo implementar y comenzar a usar PlantDemand de inmediato, configurando los tres plantas en unas pocas horas y las economías de tiempo se sintieron de inmediato.
“PlantDemand ha disminuido definitivamente el tiempo que toma a nuestro equipo clasificar y entender nuestros pedidos”, dice Gallagher. “Cuando tienes varias personas tratando de entender lo mismo, el tiempo se acumula rápidamente. Con PlantDemand, estamos ahorrando un mínimo de 10 horas por semana teniendo toda la información en un solo lugar.”
Facilidad de uso
Con PlantDemand, puede enviar un despacho diario de todas las plantas a toda la organización en solo 4 clics. La necesidad de insumos para una planta, dividida por proveedor, material y fecha, se puede crear en solo 5 clics, para que el gerente/superintendente/ingeniero pueda comunicar sus necesidades a sus proveedores en cualquier momento, o calcular calidades de sus costos. También se puede crear una previsión de ventas en 5 clics, para que el equipo de ventas pueda prever los ingresos.
El informe anterior muestra las necesidades de RAP, roca y petróleo para la planta de asfalto durante el mes, por semana. Los informes rápidos y sencillos como estos son muy valiosos para compartir con los proveedores de la planta.
Conoce al equipo
PlantDemand fue el resultado directo de la frustración de Daniel Mekis, quien cuenta con 10 años de experiencia en la industria de materiales asfálticos. Mekis se asoció con el ingeniero de software Dennis Schaaf y después de muchos meses de desarrollo, excelentes entrevistas con operadores de plantas, vendedores, equipos de control de calidad, gerentes y ingenieros, lanzaron su herramienta beta.
Schaaf y el equipo de desarrollo trabajaron de cerca con el personal de las plantas de asfalto que utilizaba la herramienta, liberando continuamente mejoras en el software. La experiencia de Schaaf en la recopilación de entrevistas de usuarios y en la comprensión de cómo piensan, qué esperan y qué necesitan, ayudó a hacer de PlantDemand lo que es hoy.
El experto en experiencia de usuario Peter Dijkgraaf se unió al equipo hace más de un año para ayudar a formular los recorridos de usuario y crear diseños de interfaz, para que siempre sea fácil de entender cómo funciona la aplicación y qué función se puede encontrar dónde. Él se asegura de escuchar atentamente las opiniones de los clientes y de comprender realmente sus necesidades.
Este artículo fue publicado originalmente en la revista Asphalt Contractor y se reproduce aquí con permiso del autor, Jessica Lombardo. Ver el artículo completo AQUÍ.
